Organisaties die met klanten werken hebben veel baat bij elektronische dossiers. Diverse documenten zoals correspondentie, e-mails, polissen, contracten, overzichten en identiteitsbewijzen zijn belangrijke documenten om te bewaren. Het is voor de dagelijkse werkzaamheden van belang om ze eenvoudig te kunnen raadplegen of aan te vullen. Via een centraal systeem werkt iedereen volgens een voor de organisatie geschikte structuur. Denk hierbij aan klantdossiers en documenttypen die worden gebruikt. Er bestaat daardoor geen misverstand over hoe en waar documenten worden opgeslagen. Alle dossiers zijn hierdoor op dezelfde manier opgebouwd.

Elektronische documenten

Documenten die reeds elektronisch beschikbaar zijn zoals MS Word documenten kunnen eenvoudig aan een klantdossier worden toegevoegd. Via het importscherm van onze software kiest de medewerker het juiste dossier en kunnen additionele gegevens (metadata) worden ingevoerd.

Scannen

Papieren documenten kunnen met de scanapplicatie worden gedigitaliseerd en worden toegevoegd aan klantdossiers. Indien OCR tekstherkenning wordt toegepast zijn deze documenten ook op inhoud terug te vinden met de zoekfunctie.

E-mail

Veel klantcommunicatie verloop via e-mail. Dankzij de mailintegratie kunnen medewerkers email berichten met één druk op de knop aan het centrale klantdossier toevoegen. De software heeft standaard koppelingen met MS Outlook, Groupwise en Lotus Notes.

Archiveren output ERP of financieel systeem

Ook het archiveren van output uit uw financiële, ERP- of klantsysteem behoort tot de mogelijkheden. De software heeft een standaard module waarmee bijv. offertes, facturen, transacties en bestellingen automatisch uit externe systemen kan worden gearchiveerd. Tijdens het archiveren wordt een TIFF of PDF-A bestand gegenereerd waarin tevens huisstijl en lay-out kan worden meegenomen.