M-Files is een innovatief document management systeem dat een oplossing biedt voor het beheer, terugvinden en bewerken van documenten. Met M-Files wordt document management toegankelijk voor ieder type organisatie, van klein tot groot en met ieder budget.

Introductie video

Bekijk de introductie video van M-Files en ontdek de uitgebreide mogelijkheden (Flash presentatie, 5 minuten).

Centraal opslaan van documenten

Documenten worden in M-Files centraal opgeslagen in een document vault. Hierdoor zijn ze toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie en behoort het zoeken naar documenten op verschillende media tot het verleden. Wie er toegang heeft tot welke documenten kan eenvoudig worden vastgelegd en beheerd door middel van gebruikersrollen en -groepen.

Versie beheer

Documenten welke zijn opgeslagen in M-Files zijn automatisch voorzien van versie beheer. Nieuwe versies worden als zodanig opgeslagen en oude versies blijven altijd beschikbaar. Ook is het mogelijk notities op te nemen bij iedere versie en versielabels aan te maken. Daarnaast wordt er door de software een changelog bijgehouden zodat er een overzicht ontstaat van de historie van een document. Hierdoor kan altijd worden achterhaald wie een document heeft bewerkt, wanneer en waarom.

Documenten vinden en openen

Doordat documenten centraal worden opgeslagen kunnen ze met de zoekfunctie eenvoudig worden terug gevonden. Er kan gezocht worden op de kenmerken welke bij een document worden opgeslagen of op de volledige inhoud van een document. Hierdoor is geen enkel document meer onvindbaar! Daarnaast kunnen elektronische dossiers worden gevormd op ieder gewenst kenmerk. Zo ontstaat er bijvoorbeeld een compleet overzicht van alle communicatie met een relatie of alle facturen van een leverancier. Deze dynamische schermen kunnen eenvoudig worden opgebouwd en zorgen voor extra overzicht in uw documenten administratie.

Web toegang

M-Files biedt toegang tot de documenten vanuit iedere locatie. Op kantoor via de M-Files client of elders via de standaard beschikbare web interface. Door gebruik te maken van de web interface kan het systeem bovendien vanaf ieder platform (Windows, maar ook Apple en Linux) gebruikt worden.

Informatie Management

Naast documenten is het in M-Files ook mogelijk om alle gewenste informatie van een klant, opdracht of dossier vast te leggen. Daardoor kan de software ook worden ingezet als informatie management oplossing om alle denkbare informatie vast te leggen. Ideaal voor organisaties die op zoek zijn naar een geintegreerde oplossing.

CRM

Naast de mogelijkheden voor informatie management biedt M-Files ook een optionele CRM module. Met deze module wordt extra functionaliteit aan het systeem toegevoegd specifiek voor CRM doeleinden. Een groot voordeel is dat M-Files hiermee CRM, document- en informatie management combineert in een geïntegreerde oplossing. Ideaal voor onderneming binnen het midden- en kleinbedrijf.

Lage investering

Enterprise Document Management Systemen (EDMS) welke veel worden ingezet voor document management zijn vaak te duur voor het midden- en kleinbedrijf en bevatten veel overbodige en complexe functionaliteit voor deze doelgroep. Naast de hoge licentiekosten zijn er vaak veel dure consultancy-uren nodig om de software in te laten richten volgens de specificaties en behoeften van de organisatie.

M-Files daarentegen biedt een  snel in te implementeren en snel te leren Document en Informatie Management systeem voor ieder budget. Ook de inrichting van het systeem is een stuk eenvoudiger (dus sneller en goedkoper) dan dat van een EDMS zonder dat er concessies worden gedaan aan de voor het MKB relevante functionaliteiten.

Waarom M-Files?

• Windows integratie; Eenvoudig om te leren en te gebruiken door naadloze integratie met Windows Explorer. Met M-Files kunnen documenten geopend en opgeslagen worden vanuit iedere applicatie. Een virtuele drive fungeert als toegang voor alle document- en bestandtypes; 
• Flexibiliteit; U bepaalt zelf met welke kenmerken een document moet worden opgeslagen zodat de documenten gemakkelijk en op de meest efficiënte en logische manier terug te vinden zijn. Op ieder gewenst kenmerk kan een digitaal dossier worden gevormd (bijvoorbeeld op klant, op project of op opdracht);
• Snel terugvinden; Documenten kunnen snel worden teruggevonden door te zoeken op metadata of op volledige inhoud van een document;
• E-mail archivering; Ook e-mails kunnen eenvoudig worden opgeslagen in een digitaal dossier;
• Versie beheer; Oude versies van documenten worden automatisch bewaard. M-Files houdt de revisies bij en slaat als historie de gebruikersnaam van de persoon die het document wijzigde, datum/tijd, en commentaar op. Dit is met name handig in geval van document bewerkingen die auditable moeten zijn;
• Toegangsrechten; Lees- en bewerkrechten zijn per gebruiker of gebruikersgroep op ieder gewenst niveau in te stellen. Bijvoorbeeld op project, klant of produkt niveau;
• Workflow; Documenten kunnen volgens een vooraf ingestelde set van regels automatisch door uw organisatie worden gerouteerd voor beoordeling, bewerking en goedkeuring van documenten;
• Centrale back-up; Alle informatie wordt centraal opgeslagen en gebackup;
• Compliance; Eenvoudiger voldoen aan interne en externe richtlijnen, wetten en regels in combinatie met auditability van handelingen met documenten;
• Meertalig; De M-Files software wordt geleverd in meerdere talen. Iedere gebruiker kan bij het inloggen zelf de gewenste taal kiezen. Momenteel is de software beschikbaar in 11 talen;
• Prijs-prestatie; M-Files biedt een betaalbare document management oplossing voor iedere organisatie, van klein tot groot;
• Complete oplossing; M-Files wordt geleverd als complete oplossing, er zijn geen additionele modules en kosten.

Voor meer informatie over de mogelijkheden van M-Files voor uw organisatie kunt u de Guided Tour van M-Files downloaden. Natuurlijk kunt u ook contact met ons opnemen, we laten u graag zien wat dit innovatieve produkt voor uw organisatie kan betekenen.

Indien u zelf M-Files wilt uitproberen kunnen wij op verzoek een 30-dagen trial versie beschikbaar stellen voor uw organisatie.