Belangrijk voor goede verhouding met klanten en leveranciers is het maken én naleven van goede contracten. Met de module Contract Management van onze software heeft u altijd een volledig en duidelijk overzicht over de status van al uw contracten. U wordt bijvoorbeeld automatisch geïnformeerd over het verstrijken van contract- en opzegtermijnen. Wanneer een contract afloopt, ontvangt u ruim van te voren automatisch een reminder. En niet alleen u, maar ook anderen binnen u organisatie kunnen hierover worden geïnformeerd. Zo kan er actie worden ondernomen voordat contracten verlopen.

Veel voorkomende problemen

• Contracten worden niet tijdig opgezegd
• Contracten zijn onvindbaar / raken zoek
• Er wordt betaald voor dienstverlening die niet is verleend
• Er wordt betaald voor onderhoud op bijv. softwarelicenties die niet meer gebruikt worden
• Er is geen overzicht van de rechten en verplichtingen, bijvoorbeeld per business unit, per klant of per leverancier
• Afspraken in contracten worden niet nagekomen

Contractregistratie

Met deze module kunnen alle digitale contracten worden opgeslagen en geregistreerd. Bij de registratie kunnen alle voor u relevante contractgegevens worden vastgelegd. Hierbij kunt u denken aan de contractpartijen, begin- en einddatum, titel of onderwerp, contracttype, eigenaar, afdeling, bedragen etc. Deze contractkenmerken kunnen later worden gebruikt om contacten te zoeken of om bepaalde overzichten te genereren.

Dossiervorming

Contracten bestaan vaak uit meer dan alleen het uiteindelijke contract. Door de dossiervorming van deze module te gebruiken kunt u alle gerealteerde documenten in het contractdossier opslaan. Denk hierbij aan offertes, correspondentie en bijlagen.

Contractcreatie

Onze software kan uw medewerkers ook ondersteunen bij de creatie van contracten. Eenerzijds wordt het opmaken van contracten ondersteund door de intergratie met MS Word (sjablonen). Anderzijds ondersteunt het de interne processen voor beoordeling en goedkeuring van contracten.

Wat kunt u bereiken?

• Een overzicht vanuit verschillende perspectieven (afdeling, vestiging, land, leverancier etc.)
• Betere contract controle (tijdig opzeggen of verlengen)
• Verminderde contractrisico's
• Geoptimaliseerde processen
• Verminderde zoektijden

Wilt u meer informatie over contract management? Neem dan contact met ons op, wij informeren u graag over de mogelijkheden voor uw organisatie.