De document management module biedt bedrijven een middel om allerlei dagelijkse documenten op te slaan zoals MS Word, Excel, PDF, E-mails, tekeningen, afbeeldingen, multi media etc. Via een centraal systeem is het makkelijker om een bepaalde structuur te handhaven. Denk hierbij aan het opbouwen van dossiers en denk aan het benoemen van documenten (titel, onderwerp, datum, soort etc.). Medewerkers profiteren van uitgebreide documentfunctionaliteit waardoor zij sneller kunnen werken. Documenten kunnen eenvoudiger op de juiste plaats worden opgeslagen en worden veel toegankelijker.

De rol van document management

• Centrale opslag van documenten
• Beheren van lees- en schrijfrechten
• Vastleggen van documentkenmerken
• Versiebeheer, archivering, mutatiehistorie en leesrechten
• Creëren van documenten op basis van sjablonen (bijv. MS Word)
• Bewerken van documenten
• Documentviewer
• Samenvoegen van documenten in dossiers
• Publiceren van documenten op intranet of internet
• Automatisch omzetten van documenten naar PDF of TIFF
• Off-line werken met documenten (inclusief synchronisatie mogelijkheden)
• Samenwerken aan documenten d.m.v. workflow
• Zoeken van documenten (full text search)

Organisaties hebben veel baat bij het professionaliseren van hun documentenbeheer. Deze software zorgt ervoor dat belangrijke documenten van/voor bijv. klanten, leveranciers, opdrachten, projecten etc. eenduidig worden opgeslagen. Voorbeelden van dit soort documenten zijn:

• Offertes
• Opdrachtbevestigingen
• Productinformatie, afbeeldingen
• Contracten
• Bestellingen
• Correspondentie
• E-mail
• Technische documenten / tekeningen
• Kwaliteitsdocumenten 
•  Etc.

 Wat levert het op?

• Sneller vinden van documenten
• Eenduidige opslagstructuur
• Eenvoudiger samenwerken aan documenten
• Betere schaalbaarheid over afdelingen, teams of vestigingen
• Dossiervorming
• Overal en altijd toegang
• Grip op lees- en bewerkrechten
• Automatisch versiebeheer en archivering