Een groot deel van alle communicatie binnen organisaties verloopt tegenwoordig via e-mail. Daarom onstaat er steeds meer behoefte om dit berichtenverkeer zorgvuldig te beheren en te archiveren. De e-mail management module biedt hiervoor een aantal belangrijke oplossingen. Vanuit technisch oogpunt biedt de software de mogelijkheid om email te archiveren vanaf de mailserver. Hierdoor wordt de mailserver ontlast en wordt deze niet gebruikt als archief. Vanuit functioneel oogpunt biedt het de gebruiker een middel om zijn email centraal op te slaan onder bijvoorbeeld een klant, leverancier, project of opdracht. Tot slot wordt ervoor gezorgd dat email revisiezeker wordt gearchiveerd in het archiefformaat PDF-A.

De rol van de e-mail archivering module

Deze module kan belangrijke zakelijke e-mail makkelijk en veilig archiveren. Documenten met bedrijfskritische informatie worden overeenkomstig de wettelijke bepalingen, revisiezeker gearchiveerd. E-mail kan met bijvoorbeeld samen met SAP-, Navision-, MS-Office-, Lotus Notes-, Scan- en technische documenten beheerd worden. Grote attachments leiden niet meer tot slechte prestaties van de mailserver en u heeft na jaren nog steeds probleemloos toegang tot alle documenten en informatie. Met minimale zoekinspanning staat alle informatie tot uw beschikking.

Automatische én handmatig archiveren

E-mail kan geautomatiseerd (vanuit Exchange) of interactief (door de gebruiker) in het archief worden opgeslagen. Hierdoor wordt de omvang van de maildatabase drastisch gereduceerd, zodat een optimale prestatie van de mailserver gegarandeerd wordt. Het wereldwijd beschikbaar stellen van in dit archief opgeslagen informatie, is op ieder gewenst moment mogelijk door de moderne architectuur van deze software.

Informatie zoals e-mail en documenten uit andere applicaties kunnen, rekening houdend met eenvoudig te definiëren gebruikersrechten, altijd met behulp van de mail client ter beschikking worden gesteld.

Er zijn standaard integraties met de mail/groupwise systemen:

• MS Outlook/Exchange
• Lotus Notes
• Novell Groupwise

Wilt u meer informatie over e-mail archivering en management? Neem dan contact met ons op, wij informeren u graag over de mogelijkheden voor uw organisatie.