Veel organisaties hebben dagelijks te maken met een grote papierstroom van inkomende post. Het kost veel tijd om deze post bij de juiste mensen te bezorgen, de post te registreren en te archiveren. Met de Host Access Solutions software oplossingen kunnen organisaties deze papierstroom volledig digitaliseren en krijgen medewerkers sneller en eenvoudiger hun post bezorgd.

Onze software ondersteunt zowel de verwerking van fysieke post als ook het archiveren van e-mail berichten. Om te zorgen dat alle post de juiste aandacht en prioriteit krijgt zijn de volgende functionaliteiten beschikbaar:

• Scannen van poststukken (stapels scannen)
• Tekstherkenning (OCR) en barcodeherkenning voor efficiënte en snelle indexering
• Full text zoeken
• Automatisch kenmerken toekennen aan post, bijv. afzender, datum, onderwerp, type etc. (tevens matching mogelijk i.c.m data uit extern systeem)
• Omzetten en comprimeren van gescande post naar TIFF of JPEG
• Routeren van post naar afdelingen en medewerkers via een workflow
• Post kan optioneel ter informatie, ter bewerking/controle of ter goedkeuring intern worden gerouteerd
• Medewerkers via e-mail notificeren over hun nieuwe post
• Signaleren van verlopen actietermijnen
• Archiveren van post onder bijv. klant, project, opdracht of levering
• Zoeken en raadplegen van post en verwerken van taken
• Archiveren van e-mail

Integratie met MS Office

Door de integratie met MS Office kunnen medewerkers snel en eenduidig antwoordbrieven genereren. Deze brieven worden automatisch gevuld met je juiste adresgegevens van de ontvanger. 

E-mail archivering

Naast het verwerken van fysieke documenten ondersteunt onze software ook het archiveren van e-mail berichten. Een groot deel van de hedendaagse ‘correspondentie’ verloopt immers via dit medium. E-mail berichten zijn vaak voor één persoon bestemd maar zijn daarentegen wel voor meerdere mensen in de organisatie van belang, denk aan gezamenlijke projecten, klanten of leveranciers. Het is daarom nuttig om ze niet in de geïsoleerde mailbox van een gebruiker te bewaren.

Voordelen van electronische postverwerking

• Fysieke documenten worden elektronisch beschikbaar
• Combinatie van fysieke post alsmede e-mail registratie
• Plaatsonafhankelijke toegang tot poststukken
• Documenten zijn sneller op de juiste plaats(en)
• Elektronische autorisaties mogelijk
• De vindbaarheid van documenten wordt verbeterd
• Blijven werken met bestaande pakketten zoals MS Word
• Alle documenten en metagegevens worden centraal opgeslagen en blijven bewaard
• Gevoelige informatie kan beter worden afgeschermd

Wilt u meer informatie over digitale postverwerking? Download dan de productsheet digitale postverwerking of neem contact met ons op, wij informeren u graag over de mogelijkheden voor uw organisatie.