Met de work flow module breidt u de mogelijkheden van de software uit met een geïntegreerde, op regels gebaseerde workflow. Met de workflow designer kunnen uw bedrijfsprocessen worden ontworpen én geactiveerd. Organisaties hebben hiermee de vrijheid om uiteenlopende processen te ondersteunen en beheersbaar te maken. Medewerkers worden via taken en email notificaties betrokken bij het uitvoeren van bepaalde acties. Alle workflowprocessen worden op maat geconfigureerd zodat uw organisatie zijn eigen werkwijze niet hoeft te veranderen.

De meeste processen binnen organisaties zijn generiek maar verlopen op een eigen wijze. Daarom is de workflow designer ontwikkeld om uw processen op maat in te richten. Enkele voorbeelden processen zijn:

• Controle en verwerking van inkoopfacturen
• Beoordelen en goedkeuren van investeringsaanvragen
• Controle van opdrachtbevestigingen
• Behandeling van klachten
• Behandeling van aanvragen
• Aanvragen van vergunningen   

Interactie met de gebruiker

De software beschikt over een intern postvak waar de uit te voeren taken (workflowstappen) van een gebruiker worden getoond. Tevens is het mogelijk om een notificatie hiervan naar een mail client te versturen. Alle gegevens die aan een document worden toegekend tijdens de workflow, worden in een zogenaamd logdocument opgeslagen. Zo is precies te zien wie, wat, wanneer heeft gedaan. Deze protocollen blijven onderdeel van het desbetreffende document.

Gebruiksgemak staat voorop

Elk document dat is gearchiveerd en waar een workflow voor beschikbaar is, kan handmatig in een workflow geplaatst worden. Eén muisklik volstaat om de workflow te starten. Tevens is het mogelijk om workflows automatisch te laten starten bij het importeren van een document of bij een statusverwisseling. Wanneer een document zich al in een workflow bevindt, kan de positie in de flow grafisch worden weergegeven, zodat duidelijk is waar het document in de workflow zit. Wanneer een gebruiker een document ter beoordeling in zijn mailbox krijgt, kan deze via een voorgedefinieerd HTML-scherm het document controleren en eventueel gegevens in- of aanvullen en deze vervolgens doorsturen naar de volgende stap in de workflow.

Geïntegreerd geheel

Geheel passend in de productfilosofie vormt de workflowmodule een integraal onderdeel van de software. Hierdoor hoeft u zich geen zorgen te maken over de kwaliteit en compatibiliteit van diverse interfaces. Dit is anders dan bij de meeste pakketten op de markt, waar Archivering, DMS en Workflow gescheiden systemen zijn. Hiermee wordt het probleem vermeden dat documenten eerst uit het archief moeten worden gehaald, ze vervolgens moeten worden doorgegeven aan het workflowpakket en, eenmaal verwerkt, weer worden teruggestuurd naar het archief. Gedurende de verwerking behoudt de software de controle over het document en de aansturing van de documentenstroom.

Modelleren van bedrijfsprocessen in de Flow Designer

De grafische workflow designer maakt het mogelijk om gemakkelijk en eenvoudig de bedrijfs-processen te modelleren met behulp van iconen. Zelfgemaakte HTML-formulieren kunnen aan de workflow gekoppeld worden. Nieuwe workflows kunnen direct worden overgedragen aan de server, waardoor deze meteen beschikbaar zijn voor de organisatie. Een document kan te allen tijde uit de voorgedefinieerde workflow gehaald worden en ad hoc aan bepaalde gebruikers of gebruikersgroepen verzonden worden.

Wilt u meer informatie over workflow management? Neem dan contact met ons op, wij informeren u graag over de mogelijkheden voor uw organisatie.